1) ข้อมูลที่เป็นตัวเลข หมายถึง ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำ ไปคำนวณได้ ข้อมูลแบบนี้เขียนได้หลายรูปแบบ คือ
ก. เลขจำนวนเต็ม หมายถึง ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม เช่น 12, 9, 137 , 8319 , -46
ข. เลขทศนิยม หมายถึง ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม ซึ่งอาจมีค่าเป็นจำนวนเต็ม เช่น 12 หรือเป็นจำนวนที่มีเศษทศนิยมก็ได้ เช่น 12.763
2) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character Data) หมายถึง ข้อมูลที่ ไม่สามารถนำ ไปคำนวณได้ แต่อาจนำไปเรียงลำดับได้ เช่น การเรียงลำดับตัวอักษร ข้อมูลอาจเป็นตัวหนังสือ ตัวเลข หรือเครื่องหมายใด ๆ เช่น COMPUTER, ON-LINE, 1711101,&76
วิธีการประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ มีหลายวิธี ดังนี้
การคำนวณ (Calculation) หมายถึง การนำข้อมูลที่เป็นตัวเลขมาทำการ บวก ลบ คูณ หารยกกำลัง เช่น การคำนวณภาษี การคำนวณค่าแรง เป็นต้น
2) การจัดเรียงข้อมูล (Sorting) เป็นการเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามาก หรือมากไปหาน้อย เพื่อทำให้ดูง่ายขึ้น ค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้เร็วขึ้น เช่น การเรียงคะแนนดิบของนักเรียนจากมาก ไปหาน้อย การเก็บบัตรดัชนีสำหรับหนังสือต่างๆ โดยการเรียงตามตัวอักษร จาก ก ข ค ถึง ฮ เป็นต้น
3) การจัดกลุ่ม (Classifying) หมายถึง การจัดข้อมูลโดยการแยกออกเป็นกลุ่มหรือประเภท ต่างๆ เช่น การนำข้อมูลเกี่ยวกับประวัตินักศึกษา มาแยกตามคณะต่างๆ เช่น แยกเป็นนักศึกษาที่ สังกัดคณะวิทยาศาสตร์ นักศึกษาที่สังกัดคณะครุศาสตร์ เป็นต้น การทำเช่นนี้ทำให้การค้นหาข้อมูล ทำได้ง่ายขึ้น และยังสะดวกสำหรับทำรายงานต่างๆ
4) การดึงข้อมูล (Retrieving) หมายถึง การค้นหาและการนำข้อมูลที่ต้องการมาจากแหล่ง เก็บข้อมูล เพื่อนำไปใช้งาน
5) การรวมข้อมูล (Merging) หมายถึง การนำข้อมูลตั้งแต่สองชุดขึ้นไปมารวมกันให้เป็นชุด เดียวเช่น การนำประวัติส่วนตัวของนักศึกษา และประวัติการศึกษามารวมเป็นชุดเดียวกัน เป็นประวัตินักศึกษาเป็นต้น
6) การสรุปผล (Summarizing) หมายถึง การสรุปส่วนต่างๆของข้อมูลโดยย่อเอา เฉพาะส่วนที่เป็น ใจความสำคัญ เพื่อเน้นจุดสำคัญและแนวโน้ม เช่น การนำข้อฒุลมาแจงนับและ ทำเป็นตารางการ หายอดนักศึกษา ของแต่ละวิชา ข้อมูลเหล่านี้ใช้สำหรับพิมพ์เป็นรายงานสรุป ส่งขึ้นไปให้ผู้บริหาร ระดับสูง เพื่อใช้ในการบริหาร
7) การทำรายงาน (Reporting) หมายถึง การนำข้อมูลมาจัดพิมพ์รายงานรูปแบบต่างๆ เช่น รายงานการวิเคราะห์อาชีพของผู้ปกครองของนักศึกษา รายงานการเรียนของนักศึกษา เป็นต้น
8) การบันทึก (Recording) หมายถึง การจดบันทึกข้อมูลเอาไว้โดยทำการคัดลอกข้อมูล จากต้นฉบับแล้วเก็บเป็นแฟ้ม (Filing) เช่น การบันทึกประวัติส่วนตัวนักศึกษาแต่ละคน เป็นต้น
9) การปรับปรุงรักษาข้อมูล (Updating) หมายถึง การเพิ่ม (Add) หรือการเอาออก (Delete) และการเปลี่ยนค่า (Change) ข้อมูลที่อยู่ในแฟ้มให้ทันสมัยอยู่เสมอ
Hello, my name is Jack Sparrow. I'm a 50 year old self-employed Pirate from the Caribbean.
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น